Perusahaan harus mengimplementasikan ISO melalui berbagai tahapan. Apa yang harus dilakukan perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO? Dalam artikel ini, kami akan membahas secara rinci semua langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO. Kami juga akan membahas badan sertifikasi ISO yang harus dipilih oleh perusahaan.
1. Membuat Komitmen
Top Management harus berkomitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan
bahwa standar ISO yang dipilih sesuai dengan perusahaan.
2. Membuat Tim ISO
Perusahaan harus membentuk tim ISO yang terdiri dari ketua proyek dan tim, dengan minimal
dua orang dari setiap divisi atau departemen (yakni staf dan departemen kepala). Penetapan
representasi manajemen boleh ada mupun ditiadakan, namun, top manajemen harus berpartisipasi
secara aktif dalam penerapan Sistem Manajemen ISO sebagai fungsi kepemimpinan.
3. Melaksanakan Pelatihan ISO
Perusahaan harus menentukan waktu pelaksanaan pelatihan ISO untuk seluruh karyawan.
Pelatihan ini mencakup pengetahuan (pengenalan), dokumentasi, dan audit internal. Pelatihan ini
dapat diberikan oleh lembaga pelatihan ISO eksternal agar karyawan memiliki pemahaman yang
kuat tentang persyaratan dan prosedur ISO.
4. Pembuatan Dokumen
Setelah melakukan Gap Analysis, tim ISO membuat dokumen yang sesuai dengan persyaratan
ISO yang akan diterapkan. Tentukan Kebijakan, Struktur Organisasi, Job Deskripsi, KPI,
Pedoman, dan Prosedur untuk setiap departemen perusahaan. Jika diperlukan penjelasan lebih
lanjut, dapat dibuatkan dokumen pendukungnya, seperti Standar, Instruksi, dan Formulir.
5. Implementasi Sistem ISO
Sebagai syarat untuk mendapatkan sertifikat ISO, perusahaan wajib sudah beroperasi minimal 3
bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya.
6. Melaksanakan Audit Internal
Pada tahap ini mencakup pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen perusahaan, yang
dimulai dengan penyusunan agenda tahunan audit dan diakhiri dengan evaluasi kepada Top
Management. Tujuan Audit Internal adalah untuk menentukan apakah sistem manajemen
memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan dipelihara oleh perusahaan.
7. Tinjauan Manajemen
Kegiatan yang termasuk dalam tahapan ini adalah perencanaan dan pelaksanaan Tinjauan
Manajemen, pengawasan dan pelaporan pelaksanaan Tinjauan Manajemen, dan pencapaian
performa perusahaan. Selanjutnya diputuskan tindakan apa yang harus dilakukan untuk
memperbaiki sistem dan memperbaiki performa perusahaan yang bermasalah.
8. Audit Sertifikasi ISO
Tahap ini menentukan apakah perusahaan Anda layak menerima sertifikat ISOatau tidak.
Perusahaan yang telah menetapkan dan menerapkan persyaratan sistem ISO dapat mengajukan
permohonan sertifikasi dari lembaga sertifikasi ISO.
Proses sertifikasi ISO terdiri dari dua tahap:
● Audit tahap pertama.
Tahap pertama adalah audit kecukupan, yaitu dilakukan proses pemeriksaan dokumentasi
perusahaan, yang tujuannya adalah untuk menentukan apakah sistem memenuhi
persyaratan ISO. Setelah dokumentasi perusahaan dianggap mencukupi, penilaian awal
akan dilanjutkan. Pra-evaluasi merupakan proses pemeriksaan dan pengujian awal suatu
implementasi sistem. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa sistem sudah siap
sepenuhnya.
● Audit tahap kedua.
Tahap ini dilakukan proses evaluasi primer, atau penilaian kesesuaian secara keseluruhan.
Perusahaan dapat langsung memperoleh sertifikat ISO yang diberikan oleh Badan Sertifikasi ISO,
setelah dinilai telah memenuhi kriteria kesesuaian dengan sistem ISO dan memiliki kelayakan. Seluruh
tahapan lengkap ini juga disebut sebagai penentuan label kelayakan perusahaan untuk mendapatkan
Sertifikasi ISO.